Uns Coaches und Trainern wird ja häufig nachgesagt, dass wir Aktien von 3M besitzen, weil wir den Umsatz mit Post-its – also bunten Klebezetteln – so fördern 😉 Für meinen Teil muss ich das (leider) verneinen. Dennoch halte ich diese kleinen Haftnotizen für eine der tollsten Erfindungen des 20. Jahrhunderts (Spencer Silver erfand die Klebezettel durch Zufall im Jahre 1968). Aber warum? Warum nutzen wir nicht die vielen digitalen Produkte, um etwas zu organisieren, zu visualisieren, zu markieren…

Insbesondere im Umfeld der agilen und digitalen Produktentwicklung sind die vielen bunten Zetteln allgegenwärtig. Sie zieren ganze Wände, bewegliche Flipcharts oder eigens dafür angebrachte Glaswände. Die Post-its sind beinahe zum Sinnbild für Agilität geworden, der scheinbar kleinste gemeinsame Nenner. Dennoch sind Menschen, die das erste Mal damit in Berührung kommen zumindest überrascht davon, wie intensiv die Zettelchen genutzt werden. Noch größer ist diese Überraschung in digitalen Bereichen, da hier sofort davon ausgegangen wird, dass auch digitale Tools für die Arbeit genutzt werden. Dabei gibt es ganz wesentliche Vorteile, die für die Nutzung von (White-) Boards und Post-its sprechen.

Die 7 Vorteile von Haftnotizen im agilen Unternehmen

1. Es ist keine besondere Technologie notwendig

Technologie ist oft wertvoll, aber nicht immer sinnvoll und schon gar nicht immer und überall einfach verfügbar. Schon oft war ich in Firmen, wo es regelmäßig Probleme mit der Internetverbindung gab, in Meeting-Räumen, in denen kein Rechner und/oder kein ausreichend großer Bildschirm oder Beamer vorhanden war. Klebezettel hingegen sind nahezu überall einsetzbar – eine Wand, ein Board, ein Tisch oder eine andere große freie Fläche lässt sich immer finden.

2. Einfache Handhabung

Gute Haftnotizen halten auf vielen Untergründen und können bei richtiger Benutzung auch mehrfach neu angeordnet werden. Macht man bei der Beschriftung einen Fehler oder ist ein Zettel überflüssig, kann man sie leicht entfernen und ersetzen. Dafür benötigt man keine Schulung, kein Handbuch…

3. Hohe Sichtbarkeit

Der größte Nachteil digitaler Tools? Sie sind gefangen in den Geräten, welche sich auch noch ausschalten lassen. Aus den Augen, aus dem Sinn! Ein großes Task-Board oder andere bunte Gebilde aus Notizzetteln zu übersehen oder zu ignorieren, ist hingegen gar nicht so einfach.

4. Sie fördern Kommunikation, Interaktion und Spaß

Post-its sind reale Objekte, die wir manipulieren und mit unterschiedlichen Sinnen wahrnehmen können. Das haptische Arbeiten mit den Zetteln macht einfach Spaß, es fühlt sich gut an. Veränderungen und Fortschritte werden sofort sichtbar und sogar erlebbar. Zusätzlich ist es sehr viel wahrscheinlicher, dass Veränderungen an einem Board von anderen Menschen wahrgenommen werden, anders als es bei digitalen Tools je der Fall sein wird – automatische Änderungsbenachrichtigungen hin oder her.

5. Fokus!

Egal für welche Größe der Post-its wir uns entscheiden, wir haben nur begrenzt Platz für Informationen. Soll der Inhalt auch noch aus 1-2 Metern Entfernung lesbar sein, passen kaum mehr als ein paar Worte auf den Zettel. Hier werden wir also automatisch darin geschult, uns auf die Kernaussage unserer Notiz zu fokussieren. Es bedarf durchaus etwas Übung, dass dabei die wesentlichen Informationen erhalten bleiben.

6. Flexibilität

Viel einfacher, als mit Post-its lassen sich Strukturen, Aufgaben, Prozesse und Zusammenhänge kaum darstellen. Haftnotizen gibt es in unterschiedlichen Farben, Formen und Größen, was in Kombination mit passenden Containern (Board, Grafik…) und besonderen Regeln für Markierungen (Punkte, Kürzel…) zu einer schier endlosen Variabilität bei der Nutzung führt.

7. Verständnis durch Visualisierung

Viele Menschen verstehen abstrakte Zusammenhänge besser, wenn wir sie sichtbar machen und visuell aufbereiten. Zudem aktivieren wir in unserem Gehirn noch ganz andere Areale, wenn wir unser Wissen und unsere Arbeit externaliseren.

Einfach mal ausprobieren!

All diese Punkte sind für mich klare Vorteile der Post-its (Boards, Flipcharts…), weswegen sie auch zu meinen ständigen Begleitern gehören. Sicherlich lösen auch sie, wie alle Tools, nicht jedes Problem. So kann zum Beispiel bei dezentralem Arbeiten etwas Kreativität gefragt sein, um die lokalen Klebezettelwerke in der ganzen Welt verfügbar zu machen oder sie mit digitalen Tools zu kombinieren.

Letztlich gilt auch hier, dass Tools entsprechend des Kontextes sinnvoll gewählt werden müssen. Ich kann nur empfehlen, dass Offline-Arbeiten mit den bunten Zetteln mal zu probieren, um die Vorteile selbst zu erleben. Aus meiner Erfahrung kann ich berichten, dass selbst die härtesten Digital Natives nicht mehr darauf verzichten möchten.

Wer jetzt Lust bekommen hat, Post-its einmal selbst auszuprobieren, hier ist meine Empfehlung:

  1. Für den täglichen Gebrauch:
    Haftnotiz Super Sticky Notes, 127 x 76 mm
  2. In Farbe:
    Haftnotiz Rainbow Notes, 76 x 127 mm
  3. Wenn es mal länger halten muss:
    Haftnotiz Super Sticky Notes, 127 x 76 mm
  4. Etwas größer:
    Super Sticky Meeting Notes, 203 x 152 mm

Es gibt natürlich noch weitere Produkte 😉 Wer möchte kann auch Haftnotizen anderer Hersteller ausprobieren. Meine Erfahrung war jedoch, dass diese meist nicht ganz so gut halten.